Data trong kinh doanh, nghe qua thì có vẻ rất là cao siêu, rất là "công ty lớn", và thường các doanh nghiệp vừa và nhỏ hay bỏ qua. Tuy nhiên một điều thú vị mà team mình đã quan sát được trong khoảng 3 năm nay, nhất là trong và sau dịch COVID-19, đó là ngày càng có nhiều công ty ở quy mô nhỏ nhưng vẫn coi trọng và tận dụng data một cách triệt để cho việc kinh doanh của mình. Đây là một số trường hợp mà mình đã thấy và ghi nhận được để các bạn chủ doanh nghiệp, cấp quản lý hoặc những ai quan tâm về số có thể tham khảo.

Data giúp bạn nhìn hiệu quả kinh doanh nhanh chóng hơn

Với cách báo cáo truyền thống, nhanh nhất là cuối ngày bạn mới biết được doanh thu của mình hôm nay bao nhiêu, chi hết bao nhiêu tiền cho khuyến mãi, và bao nhiêu tiền cho quảng cáo. Đó là trong trường hợp nhanh nhất, còn chậm thì có khi vài ngày, vài tuần. Nhưng nhờ một hệ thống data, không cần quá phức tạp, việc thu thập dữ liệu được diễn ra hoàn toàn tự động, người không hoặc rất ít phải can thiệp, nên số về nhanh hơn, có thể 1-2 tiếng là số về rồi.

Nhờ số về nhanh, nên bạn có thể:

• Nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch truyền thông, bán hàng dựa theo số liệu thực tế
• Điều chỉnh tồn giữa các đơn vị dựa theo sức bán trong ngày
• Theo dõi hiệu quả trong các ngày chạy campaign lớn, và điều chỉnh ngay lập tức
• Kiểm tra hiệu quả chạy quảng cáo, thay đổi ad creative khi cần

Data giúp bạn tìm được các khe nhỏ để tối ưu hóa

Việc vận hành một công ty, nhất là công ty bán hàng cho khách hàng tiêu dùng (consumer), đòi hỏi nhiều khâu phức tạp, và bạn khó có thể nhìn chi tiết được từng giai đoạn nếu thiếu dữ liệu. Khi bạn ở size nhỏ thì còn có thể quan sát thủ công, nhưng khi scale lớn thì việc này trở nên khó hơn. Đó là lý do bạn cần nắm data để biết được tiến độ từng khâu ra sao, các giai đoạn chăm sóc khách hàng như thế nào, tiến độ của đơn hàng nhập, tiến độ xử lý đơn hàng hủy... Các chỉ số này tuy đơn giản, nhưng khi quản trị tốt lại có ý nghĩa vô cùng to lớn để giúp bạn tiết kiệm chi phí hoặc thậm chí tạo ra doanh thu mới.

Mà chìa khóa để làm việc cắt chi phí hay tạo doanh thu, chính là tối ưu hóa. Series này sẽ có một chủ đề mình nói riêng về tối ưu hóa, từ việc quan sát, tối ưu việc vận hành tay chân cho đến tự động hóa quy trình. Bây giờ thì các bạn cứ nhớ tới chữ tối ưu hóa trước nhé.

Data giúp bạn tối ưu hiệu quả nhân sự

Thay vì phải chi rất nhiều tiền, thuê rất nhiều nhân sự chỉ để quản lý các mảng về số, về tổng hợp dữ liệu, hay tốn thời gian của nhân sự chuyên môn chỉ để làm báo cáo thủ công, bạn có thể dùng hệ thống data để mọi thứ được tự động hóa. Khi đó, bạn có thể giải phóng thời gian của nhân sự để làm việc chuyên môn của họ, để làm việc họ thích, và để tăng năng suất của nhân viên. Lâu dài, việc này dẫn tới việc tăng độ hài lòng và trải nghiệm của nhân viên. Những việc lặp đi lặp lại như thu thập, tải báo cáo hay kết hợp số là việc mang tính lặp lại, nhân viên làm cũng chán chứ không vui đâu nha.

Thế thì cái nào hay lặp lại, bạn hãy tự động hóa nó bằng hệ thống.

Data giúp bạn tự tin khi ra quyết định

Data và hệ thống data sẽ không thay bạn trong việc ra quyết định, mà nó sẽ là một cái "chống lưng", một bằng chứng để khi ra quyết định thì bạn sẽ tự tin hơn và giảm rủi ro, tăng tỉ lệ thành công. Cũng vì thế mà các hệ thống data thường được gom vào một nhóm gọi là Decision Support System (DSS - hệ thống hỗ trợ ra quyết định).

Làm kinh doanh chắc chắn bạn sẽ phải dựa vào cảm giác của mình, vào những nhận định và kinh nghiệm mà đôi khi không có data nào có thể lượng hóa được. Chưa kể, nhiều trường hợp thậm chí còn không có data để chứng minh, chẳng hạn như khi bạn tiến vào một thị trường mới hoàn toàn chưa ai làm chẳng hạn. Thế nên, hãy cứ tin vào những quyết định của bản thân, và nếu có data hỗ trợ thêm thì càng tốt.