Một tình cảnh mình thường thấy tại các công ty ở Việt Nam đó là công ty không nắm quyền kiểm soát dữ liệu của chính mình. Thật ra tình trạng này diễn ra không chỉ ở Việt Nam mà nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ trên toàn thế giới cũng gặp phải. Tình trạng này do đâu mà ra? Và bạn có thể làm gì để cải thiện, khắc phục nó?

Nguyên nhân của việc data không thuộc sở hữu của bạn

Do giới hạn của sản phẩm, dịch vụ

Một nguyên nhân phổ biến là do việc chọn sử dụng các hệ thống không cho phép trích xuất data ra ngoài theo các quy chuẩn phổ thông (ví dụ như API, webhook, hay thậm chí là download file Excel, CSV...). Khá nhiều hệ thống, nhất là các sản phẩm Việt Nam, không hỗ trợ các tính năng này nên sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp nếu cần tích hợp, trích xuất dữ liệu để sử dụng.

• Bạn không thể lấy được dữ liệu của chính mình
• Hoặc việc tải dữ liệu thủ công tốn nhiều thời gian, công sức của nhân viên
• Khi cần dữ liệu gì, đều phải trao đổi với bên cung cấp phần mềm để họ xuất thủ công, tốn thời gian

Ví dụ, một hệ thống chat dùng cho mục đích chăm sách khách hàng nhưng lại không có API để trích xuất dữ liệu người dùng, không thể lấy lịch sử chat.. nên khi doanh nghiệp cần lấy các data này để phân tích sâu hơn, hoặc dùng cho các hệ thống khác thì lại không được.

Tin mừng là hiện tại các sản phẩm Việt ngày càng hỗ trợ API nhiều hơn, chuẩn hóa hơn và theo đúng quy chuẩn phổ thông trên thế giới, nên tình trạng này đang ngày càng giảm đi.

Do bạn outsource việc thu thập data cho bên thứ ba

Một số doanh nghiệp do nguồn lực hạn chế đã outsource cho một đối tác bên thứ ba để thu thập, ghi nhận lại các dữ liệu vận hành của mình. Việc này không phải là vấn đề nếu như bạn nhận bàn giao đầy đủ về dữ liệu từ đối tác. Nhưng trong nhiều trường hợp, công ty quá tập trung vào vấn đề kinh doanh nên bỏ quên mất các thỏa thuận về dữ liệu sau khi kết thúc hợp đồng.

Do nhân viên ghi nhận trong... đầu

Tình trạng này diễn ra cũng khá nhiều, nhất là ở các công ty về B2B, các ngành hàng cần thời gian dài để xây dựng nên một cơ sở dữ liệu và thông tin về khách hàng, quy trình. Vấn đề hoàn toàn không xa lạ: mọi dữ liệu được nhân viên ghi nhận trong các file riêng lẻ, khi nghỉ họ không bàn giao (vô tình hoặc cố ý) nên công ty bị mất sạch toàn bộ dữ liệu này. Một số công ty có dùng Google Workspace, Microsoft 365 hay Lark thì còn có thể cứu lại được bằng cách truy cập dữ liệu từ tài khoản đã khóa, nhưng nếu không có giải pháp từ đầu thì cũng không cứu được.

Và ngay cả khi đã có hệ thống để ghi nhận, vẫn có tình trạng nhân viên cố ý không ghi nhận dữ liệu vào hệ thống, trong khi quy trình vận hành lại không bắt buộc chuyện này, nên vẫn bị... lủng.

Đây chỉ là 3 nguyên nhân phổ biến, và còn nhiều nguyên nhân khác nữa.

Các giải pháp có thể thực hiện

Yêu cầu các bên bán giải pháp cung cấp dữ liệu cho bạn

Đôi khi hệ thống mà bạn đang dùng có API, nhưng không được công khai, bạn có thể yêu cầu bên cung cấp giải pháp cho bạn mở ra để bạn sử dụng. Nếu hệ thống không có sẵn, bạn cũng có thể yêu cầu họ lên kế hoạch xây dựng.

Việc lấy được dữ liệu một cách tự động thông qua API, webhook là cách nên chọn, vì khi đó bạn có thể trích xuất, tích hợp dữ liệu tự động. Với giải pháp xuất file Excel, CSV và phải download về, bạn vẫn phải thực hiện thủ công việc tải dữ liệu và đây không phải là giải pháp tốt cho dài hạn.

Tương tự, khi làm việc với các bên thứ ba, hãy đảm bảo rằng họ bàn giao lại cho bạn đầy đủ dữ liệu đã ghi nhận, theo đúng format đã thỏa thuận ban đầu (để tránh việc bạn phải ngồi chỉnh sửa dữ liệu thủ công)

Số hóa quy trình

Việc bạn xây dựng quy trình làm việc bao gồm việc nhập liệu vào các hệ thống tương ứng cho từng khâu, từng phòng ban sẽ giúp giải quyết vấn đề phân mảnh, thất thoát dữ liệu, vì mọi thứ đã được nhập liệu lên hệ thống số ngay từ đầu. Việc thống kê, tập trung dữ liệu, phân tích và tích hợp dữ liệu về sau sẽ dễ hơn nhiều.

Chọn lựa các hệ thống "mở" về dữ liệu ngay từ đầu

Mở ở đây có nghĩa là hệ thống cần phải sẵn sàng cho việc lấy dữ liệu qua API theo các quy chuẩn phổ biến, và có thể dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác trong tương lai. Việc này sẽ giúp giảm các rắc rối về sau.